El presupuesto sí importa

Durante varios años, Lorenzo argüía con su gente que eso de elaborar un presupuesto anual para la empresa era una pérdida de tiempo. Según decía, eran horas y horas dedicadas a hacer unos números que jamás se cumplirían y, además, ¿para qué lo necesitaban si seguían creciendo todos los años y sin necesidad de tanta planificación ni presupuesto? La empresa de Lorenzo brindaba servicios a otras empresas y, como casi no había competencia, no requería mayor esfuerzo para conseguir clientes.

Crear tu propia competencia

Pero pasó lo que suele pasar. Un buen día uno de sus más leales colaboradores le dijo que dejaba la empresa para emprender nuevos retos. Y a las pocas semanas se enteraba de que tres de sus clientes ya no los contratarían, porque serían atendidos por otra compañía cuyo nombre a Lorenzo ni le sonaba. ¿De quién era la nueva empresa que ofertaba exactamente los mismos servicios que Lorenzo? Ya se imaginará el lector: el que estaba al frente no era otro que el antiguo y “leal” colaborador. No habían pasado dos años cuando Lorenzo se encontró que otras dos personas de su entorno habían hecho exactamente lo mismo. 

Las ventas se caen

Con la competencia vino el frenazo del crecimiento y la baja de tarifas, que había sido el argumento de los hasta hace poco colaboradores para llevarse parte de la cartera de clientes. Preocupado por el bajón en ventas, y con la caja muy ajustada, por primera vez Lorenzo comenzó a proyectarse al futuro y ver qué hacía para revertir la situación. Su hermano y socio sugirió, como había hecho otras tantas veces, que prepararan un presupuesto detallado de la empresa, más aún cuando el nuevo año recién arrancaba.

Descubrir el presupuesto

Ayudados por un consultor, Lorenzo y su hermano fueron estructurando el presupuesto anual. Partieron de hacer una proyección detallada de las ventas: la cartera que tenían, la cartera a la que podían llegar, los servicios que serían capaces de vender a cada cliente, etc. Luego se metieron a fondo a revisar los costos de los cuatro servicios que brindaban, replanteando los precios de cada uno y viendo la capacidad de atención que tenían para optimizar su uso. El tercer paso fue recortar todo lo posible los gastos de la estructura administrativa. Por primera vez en diez años calcularon el punto de equilibrio de la empresa y vieron cuál era el mínimo que debían vender para no perder plata (a propósito ¿sabe el lector cuál es el punto de equilibrio de su empresa?). Esto los llevó a revisar nuevamente el forecastde ventas (la proyección) y a subir las metas. Hasta que cerraron por primera vez su presupuesto anual.

Una herramienta de control y exigencia

Cada lunes Lorenzo y su hermano revisaban con su equipo las metas de venta, las captaciones de nuevos clientes, los costos de los servicios, los gastos extra que se habían generado, etc. Y al cierre de mes cruzaban estas cifras con las del presupuesto, para ver cómo iban con las metas que se habían planteado, controlar que se estuvieran cumpliendo y hacer las correcciones necesarias en caso que no fuera así. Los resultados de todo ese esfuerzo no se hicieron esperar: la empresa volvió a crecer como antaño, con precios más competitivos gracias a tener costos más eficientes. El mismo Lorenzo se sentía sorprendido de lo retador que había resultado, del ritmo que le había puesto a su gente y de los buenos resultados obtenidos.

Una meta es un sueño, pero con un plazo límite

Lo que Lorenzo experimentó no son más que las consecuencias positivas de haber hecho un presupuesto a conciencia. A las empresas les pasa lo que a los deportistas: si no nos ponemos metas, siempre estaremos por detrás de lo que somos capaces de alcanzar y siempre por debajo de nuestra capacidad de esfuerzo máximo, porque todos tendemos a lo más cómodo. Además de cuantificarlas, esas metas deben tener un plazo, para que sean realistas. Napoleon Hill decía que “a goal is a dream with a deadline” una meta es un sueño, pero con un plazo límite. Los plazos que impone una competición ayudan a que el deportista se exija y entrene a diario, viendo si consigue las marcas necesarias para llegar preparado a la olimpiada. Un presupuesto bien hecho nos lleva a exigirnos, a imponer un ritmo competitivo a nuestra empresa, que da salud a la organización y la mantiene en forma.

Publicado originalmente en la Revista Mercados & Regiones, enero de 2019

Emprendimiento: olfato para las oportunidades y capacidad de ejecución

Corría los finales de agosto del año pasado y Manolo paseaba con su hijo menor por los alrededores del Parque de El Retiro, una céntrica y muy concurrida zona de Madrid. El calor apretaba. Alrededor pasaba mucha gente caminando en plan distraído y, con relativa frecuencia, algún avispado los superaba montado en los cada vez más populares patinetes eléctricos. Hay que decir que Madrid, en pocos meses se había llenado de estos bichos, con tres empresas ofertando el alquiler de los mismos mediante aplicaciones para celular. Y, a pesar de ser una ciudad con excelente transporte público, uno se encontraba con los patinetes en cada esquina.

Donde hay una necesidad, hay una oportunidad

Javier, su hijo, le pidió dar una vuelta en uno de estos aparatos. Descargaron la aplicación y a los pocos minutos rodaban por el parque y alrededores en los patinetes alquilados. Manolo es una persona con una gran curiosidad, mucha habilidad manual y mayor velocidad mental. Al poco de estar usando el patinete, y mientras su hijo le decía no sabía qué cosas, él pensaba por dentro que los patinetes tenían una batería que no era extraíble, estaba fija a la carcasa y que, por tanto, alguien debería llevárselos para cargarlos en algún lado. ¿Quién los carga?, ¿dónde?, ¿cómo los recogen? Esa noche, de vuelta a casa, no paraba de pensar en el tema.

De la idea a la acción

A la mañana siguiente, al poco de llegar a su taller de motocicletas, cerró la puerta de su oficina y buscó el teléfono de la que le parecía la principal compañía de patinetes. “¿Hola? Mi nombre es Manolo y tengo una empresa dedicada a la recarga de patinetes ¿les puede interesar?” A los pocos segundos le pasaron con el gerente y le dieron una cita para esa misma tarde. Antes de acabar el día, tenía un primer contrato bajo el brazo para la carga de patinetes, con posibilidad de ampliarlo en función al resultado del primer mes. El gerente le habló no sólo de la recarga sino también del mantenimiento de los patinetes. Ellos le daban una aplicación que permitía ubicarlos por Madrid y ver su nivel de carga, para poder recoger los que requirieran el servicio. Le pagaban una tarifa por patinete cargado y el control era muy sencillo, pues se hacía con la misma aplicación que le proporcionaron.

Medir los riesgos y lanzarse

Esa mañana, antes de llamar, Manolo sólo pensaba en que alguien (la empresa de los patinetes) tenía una necesidad y que “probablemente” requería los servicios de un tercero. Él nunca había hecho algo así, pero entendía que el proceso era sencillo y, bajo una evaluación rápida, pensaba que podía conseguir lo necesario en muy poco tiempo para dar el servicio. Y así fue. Al día siguiente de su reunión tenía un par de personas contratadas que recogían los patinetes a última hora del día y los llevaban a cargar, inicialmente en su taller, que además estaba desocupado en las noches.

Antes de terminar el primer mes, le ampliaron la cobertura del servicio y tuvo que contratar una nave en una zona industrial, tenía dos furgonetas recogiendo patinetes y seis operarios trabajando en el servicio. Facturaba bastantes euros al día de manera muy rentable. Las camionetas no eran propias, sino que las adquirió mediante renting(un leasingoperativo por el que pagaba una cuota mensual); la nave industrial era alquilada a muy bajo precio, por estar en las afueras de Madrid; los operarios eran eventuales (no todos aguantaban el horario nocturno) y, a pesar de tener alta rotación, no tenía problemas en conseguir personal porque pagaba bien y el trabajo no era nada complicado.

Oportunidades sí, pero también capacidad de ejecución

Es verdad que hace falta cierto olfato para identificar las oportunidades de negocio. Pero las oportunidades, sin capacidad para ejecución se quedan en eso: en oportunidades desaprovechadas. Junto con el saber identificar las oportunidades, hace falta capacidad para llevar a la práctica la idea: ejecutar de manera eficaz y eficiente lo necesario para poner el servicio en marcha y no pararse ante las dificultades. Manolo pasó de la idea a la acción en pocas horas. ¿Fue imprudente? ¿no debería haber hecho un business planprevio a lanzarse? Él midió los riesgos de entrar al negocio y le parecieron bajos: a su alcance tenía lo necesario para empezar a dar el servicio, al menos en una primera etapa. Así que ¿qué perdía intentándolo? Lo más que podía pasar es que le dijeran que no requerían el servicio.

Escalar el negocio

Manolo no es ningún imprudente. La empresa de los patinetes le pidió que atienda otras ciudades donde han expandido el servicio. Para esta segunda etapa ha contratado un administrador que lo ayude a organizar la nueva empresa, además de contar con otra persona que lleva el reclutamiento y entrenamiento del personal. Con el administrador gestionó líneas de financiamiento de los bancos para el capital de trabajo, y ahora atiende a tres empresas de patinetes distintos, de modo que ha diversificado sus ingresos para no depender de un solo cliente. En el camino tuvo que capear la crisis de Madrid cuando, en noviembre pasado, la alcaldesa de esa ciudad retiró la licencia a todas las empresas de patinetes hasta nuevo aviso. Si no se hubiera decidido a atender otras ciudades, probablemente ahora estaría lamentándose por la quiebra del negocio. 

Los ingredientes de un emprendedor

Pero Manolo es así, parece ir siempre un paso por delante de los demás por su gran capacidad de ejecución y la aparente facilidad con que encuentra soluciones a los problemas. Tiene esos ingredientes que son infaltables en un emprendedor: olfato para las oportunidades, capacidad de ejecución e iniciativa y perseverancia para superar los problemas. Sin esto, la tarde del paseo en patinete por el Parque El Retiro se hubiera quedado en eso, en una calurosa tarde más del agosto madrileño.

Originalmente publicado en el portal de la Revista Mercados & Regiones